Tipps für eine gelingende Jahresplanung – Interview mit der Office-Managerin Gabriele Thies

gelingende Jahresplanung - Interview Office-Managerin Gabriele Thies

Ich freue mich, in diesem Artikel ein Interview mit der Office-Managerin und –Mentorin Gabriele Thies führen zu können.

Sie gibt einige hilfreiche Tipps, Anregungen und Ideen, wie Du eine gute und machbare Jahresplanung für Dein Business angehen kannst.

Gabriele verhilft ihren Kunden zu mehr Fokus, Freiräumen und Leichtigkeit in der Selbstständigkeit.

Sie arbeitet mit Menschen zusammen, die ihr Büro und vor allem sich selbst einfach und clever organisieren möchten. Um mehr Zeit für das Wesentliche zu haben und eine gute Portion Gelassenheit zu gewinnen. Damit sie ihre Ziele einfach und entspannt erreichen können.

Dabei geht es ihr weniger um Standard-Techniken als vielmehr darum, das zur jeweiligen Person passende System zu finden. Sie greift auch tatkräftig selbst mit an. Angefangen bei Korrektorat und Layout von Texten, über Marketingsupport bis zur Erstellung von Ablaufplänen, Checklisten und Anleitungen.

Gabriele, mit Deiner Arbeit hilfst Du anderen, mehr Freiräume und Gelassenheit in ihrem Business zu haben bzw. zu bekommen.

Wie kann ich mir das genau vorstellen?
Stell Dich uns doch bitte kurz vor! Wie hilfst Du anderen dabei? Und wem genau?

Liebe Dagmar, erstmal herzlichen Dank für deine Einladung zum Interview.

Ja – was mache ich genau? Ich unterstütze Unternehmerinnen dabei, ihr Büro und vor allem sich selbst einfach und clever zu organisieren.

In der Zusammenarbeit geht es darum, wie meine Kundinnen besser ihren Fokus halten können, wie sie sich mehr Zeit und mehr gefühlte Freiräume schaffen können. Das trägt letztendlich zu mehr Gelassenheit und (wieder) mehr Spaß im Business bei.

Ich arbeite überwiegend mit Frauen zusammen, die neben ihrem eigenen Business eine Familie haben. Das heißt, sie haben viele Aufgaben und Verpflichtungen, die unter einen Hut zu kriegen sind. Da kommt oft das Gefühl auf: Ich funktioniere nur noch – und wo bleibt eigentlich mein Leben? Das Ziel ist es, dass meine Kundinnen ihr Business im Griff und gleichzeitig ausreichend Zeit und Freiräume für das haben, was ihnen darüber hinaus wichtig ist im Leben.

Wenn es darum geht, ein Business zu planen, was ist aus Deiner Sicht zu Beginn eines Jahres besonders wichtig?

Worauf sollte ich mich im Januar Deiner Meinung nach fokussieren? Und was bringt mir das dann für den Rest des Jahres?

Ich finde wichtig, dass wir uns zu Jahresbeginn über unsere Ziele klarwerden. Wo wollen wir hin und was wollen wir erreichen? Da geht es zum einen um ganz konkrete Zahlen wie Umsatz, Gewinn und Kosten.

Es geht aber auch darum, was wir jenseits von Zahlen, Daten und Fakten wollen. Welche Ziele und Pläne hast du noch? Ein neues Produkt auf den Markt bringen? Ein Buch schreiben? Vielleicht ist es auch mehr Zeit für Kreatives oder mehr Zeit für dich selbst und dein Privatleben. Oder Ziele, die du nicht direkt messen kannst wie weniger Stress oder mehr Flow und Kreativität.

Für mich ist es wichtig, dass wir alle unsere Ziele nicht nur mit dem Verstand, sondern auch mit dem Herzen festlegen. Die entscheidende Frage für mich ist: Was will ich wirklich-wirklich?

Es macht absolut Sinn, am Jahresanfang darüber nachzudenken. Weil wir uns zu Beginn eines Jahres neu ausrichten. Wichtig ist dann dranzubleiben – unabhängig davon, welches Ziel du dir gesetzt haben. Das heißt nicht unbedingt, dass du einen detaillierten 3-Monatsplan erstellen sollst. Wichtiger sind meines Erachtens realistische Zwischenziele, immer nur die nächsten 2 bis 3 konkreten Schritte planen und immer wieder schauen: Bin ich noch auf Kurs? Ist es das, was ich wirklich will? Sollte ich besser was anpassen oder läuft es?

Unser Leben ist heutzutage viel zu wenig vorhersehbar, um sich auf zu lange Zeit allzu genau festzulegen. Allerdings ist das auch Typsache: Die eine braucht mehr Freiheiten und die andere einen engeren Rahmen mit mehr Struktur.

Welche Tipps kannst Du uns geben, um durch das Jahr hinweg mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge zu haben?

Wie sollte ich Deiner Meinung nach meine tägliche Arbeit im Voraus organisieren, um gut den Überblick behalten zu können?

Um Zeit und Freiraum für das wirklich Wichtige zu haben, empfehle ich meinen Kundinnen regelmäßige Fokuszeiten. Also festgelegte Zeiträume, in denen sie sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren – und alle Ablenkungen in dieser Zeit vermeiden. Das kann zum Beispiel täglich eine Stunde sein oder ein halber Tag in der Woche. Oder vielleicht auch eine ganze Woche am Stück. Das kommt ganz auf das Projekt an und auch wieder auf die persönlichen Präferenzen der Kundin. Es sollte sowohl zur Aufgabe als auch zum Arbeitsstil und Typ der Kundin passen.

Was die tägliche Organisation betrifft, also die Tagesplanung: Hier ist mein Rat, sich am Vorabend Gedanken über den nächsten Tag zu machen: Wieviel Zeit habe ich morgen überhaupt? Welche Termine stehen an? Welche Aufgaben sind unbedingt zu erledigen und welche sind weniger wichtig? Welche kann ich vielleicht sogar ganz streichen? Die richtigen Prioritäten zu setzen, finde ich entscheidend.

Genauso wichtig wie die Tagesplanung finde ich die Wochenplanung – vielleicht sogar noch wichtiger. Was packe ich alles in die nächste Woche? Wieviel Zeit steht zur Verfügung? Und so weiter. Eine gute Wochenplanung lässt relativ viele Freiheiten und Flexibilität. Trotzdem gibt sie einen Rahmen und eine Struktur und das wiederum gibt Sicherheit, dass ich das schaffe, was ich mir vornehme.

Auf Deiner Webseite bietest Du zwei Hauptangebote an: Office-Mentoring und Office-Management.

Kannst Du uns kurz erläutern was sich dahinter verbirgt? Und wie Du dazu gekommen bist das anzubieten?

Im Office Mentoring begleite ich die Frauen dabei, sich selbst einfacher und smarter zu organisieren. Man könnte es auch Selbstmanagement nennen. Die Hauptthemen sind unter anderem hier: Wie kannst du sinnvolle Prioritäten setzen? Was kannst du in deinem Büro verändern, um mehr Übersicht zu haben? Wie kannst du deine Tage, Wochen und Aufgaben planen, um das Wichtige erledigt zu kriegen und gleichzeitig auf deine eigene Energie achten?

Im Office Management unterstütze ich ganz praktisch und operativ bei allem, was in einem Büro anfällt: zum Beispiel im Marketing, bei der Veranstaltungsorganisation, bei der Projektplanung und -umsetzung oder bei Texten. Zum Teil greife ich hier auch meinen Mentoring-Kundinnen unter die Arme, damit sie erst einmal wieder für sich „Land sehen“. Danach lassen sie sich von mir beraten, wie sie sich grundsätzlich besser organisieren können, damit es nicht zum „Land unter-Gefühl“ kommt.

Wie ich dazu gekommen bin? Ich habe vor meiner Selbständigkeit sehr viele Jahre im Office und Event Management gearbeitet. Und ich bin ein praktisch veranlagter Mensch – mir macht es Spaß, anderen Unternehmern nicht nur beratend zu Seite zu stehen, sondern sie zwischendurch auch ganz konkret in der Umsetzung zu unterstützen.

Du sagst selbst von Dir, dass Ordnung eines Deiner Lieblingsthemen ist. Sicherlich triffst Du in Deiner täglichen Arbeit immer wieder auf Menschen, die sich nicht ganz so für das Thema Ordnung begeistern können.

Was sind aus Deiner Sicht die Vorteile, sich regelmäßig um ein ordentliches Büro zu kümmern, auch wenn das „nicht so mein Ding ist“. Warum sollte ich es dennoch tun und mich auch dazu aufraffen?

Viele meiner Kundinnen sind nicht so die „Ordnungsfreaks“. Das ist völlig okay. Bei mir muss niemand ganz penibel und akkurat seine Unterlagen und Stifte drapieren. Mir geht es vielmehr um eine Ordnung bzw. einen Ordnungsgrad, den jeder für sich selbst festlegen darf. Dein eigenes Ordnungssystem ist individuell und soll dich unterstützen und nicht quälen.

Es gibt eine Studie aus den USA, nach der angeblich Personen mit überfüllten Schreibtischen bis zu 90 Minuten täglich damit beschäftigt sind, in ihren Unterlagen zu kramen und was zu suchen. Ob das ein realistischer Durchschnittswert ist, weiß ich nicht. Aber täglich 90 Minuten sind wertvolle Lebenszeit. Das wären dann umgerechnet ungefähr 2 ganze Wochen im Jahr, die nur mit Suchen verbracht werden…

Unordnung hat oft damit zu tun, dass wir zu viel haben: zu viele Unterlagen, zu viele eMails, zu viel „Zeugs“ um uns herum. Auch zu viele Aufgaben und Termine. Umgekehrt hat Ordnung ganz viel mit Loslassen zu tun: Brauchen wir das alles wirklich?

Für mich geht es bei einer guten und passenden Ordnung aber nicht nur um’s Aufräumen und Ausmisten – es geht auch um mehr Klarheit, mehr Energie und auch um mehr Ästhetik. Eine gute Ordnung trägt zu einem höheren Fokus und einer besseren Produktivität bei. Und damit gleichzeitig zu mehr Zeit und mehr Gelassenheit.

Ich finde, mehr Zeit und Gelassenheit sind ziemlich gute Argumente, um über seine eigene Ordnung zumindest mal nachzudenken.

Welche Rolle spielen für Dich Pausen in Deinem Business?

Planst Du diese gezielt ein?
Und was schlägst Du uns vor, wie wir mit dem Thema Pausen umgehen sollten?

Pausen und Entspannungsphasen finde ich superwichtig. Wir können nicht permanent unter Hochspannung stehen. Das laugt uns aus und macht uns weniger leistungsfähig. Wenn wir keine regelmäßigen Pausen machen, kommen wir über kurz oder lang an unsere Grenzen.

Hier sind wir Selbständige vielen Angestellten gegenüber im Vorteil. Denn die meisten von uns können sich ihre Arbeitszeiten freier und selbstbestimmter einteilen. Das sollten wir auch nutzen. Auch hier gibt es – so wie bei der Ordnung – keinen Maßstab, der für jeden passt.

Ich zum Beispiel merke sehr genau, wenn meine Energie und Konzentration nachlässt und ich eine Pause brauche. Ab 12 Uhr verfalle ich regelrecht ins „Mittagskoma“, dann bin ich einfach nur müde. Wenn es irgendwie geht, nehme ich mir dann eine Auszeit – gerne auch einen Powernap.

Andere Menschen sind so in ihre Arbeit vertieft, dass sie an ihre Pausen erst erinnert werden müssen. Warum also nicht einen Wecker stellen?

Wenn wir auf unseren Körper hören, dann erkennen wir auch die Zeichen. Natürlich gibt es Tage, an denen so viel zu tun ist, dass eine ausgiebige Mittags- oder Zwischendurchpause nicht möglich ist. Dann sollten wir sehen, dass wir über einen längeren Zeitraum, zum Beispiel innerhalb einer Woche oder eines Monats, einen guten Ausgleich finden.

Eine gute Idee ist es auch, sich bei der Wochenplanung von Beginn an feste Termine oder Zeitinseln einzutragen, die nur der Entspannung und dem Ausgleich dienen. Also zum Beispiel die regelmäßige Sportstunde, der Saunabesuch oder der Kinoabend. Diese Termine sind dann genauso verbindlich wie ein Treffen mit Kunden.

Hast du ein Motto für deine Arbeit oder dein Leben?

Ich habe ein Lieblingszitat, das ich zum Motto meiner Arbeit gemacht habe:
„Geh‘ in deiner Arbeit auf, nicht unter!“ von Jacques Tati, einem französischen Regisseur und Schauspieler.

Dieses Zitat spiegelt genau das Motiv meiner Arbeit wider: Ich möchte dazu beitragen, dass wir alle mehr Spaß und Erfüllung mit unserer Arbeit und unserem Business haben. Dass wir uns und unsere Abläufe so organisieren, dass wir aufblühen können – also „aufgehen“ und nicht „untergehen“. Das ist mein Antrieb, denn wir alle verbringen so viel wertvolle Lebenszeit im Job, dass wir das Beste für uns daraus machen dürfen.

Ich danke Dir für dieses ausführliche Interview!

Wenn Du mehr über Gabriele erfahren, sie näher kennen lernen oder mehr von ihren wertvollen Tipps bzw. ihre Unterstützung erhalten willst, findest Du hier alle Links, wie und wo sie im Netz aktiv ist.

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Ich hoffe, Gabriele konnte Dir mit diesem Interview ein paar wertvolle Anregungen geben! Jetzt bist Du dran, diese umzusetzen! 😉

Mit ideenreichen Grüßen,
Deine Dagmar

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2 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

    • Mir hat es auch sehr viel Freude bereitet, Gabriele!
      Ich mag es einfach, mich mit den Themen Fokus, Struktur und Planung zu beschäftigen. Und mich dazu auszutauschen.
      Sehr gerne wieder!
      Liebe Grüße
      Dagmar

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